viernes, 29 de noviembre de 2013

COMPUTACIÓN E INFORMÁTICA


Docente:               Henry Bermejo Terrones


Alumno:                    Contreras Torrealva Luis
                                     Guevara Sánchez Jordan
                                     Hernández Tirado Fernando

                                               
                           
Curso:                        Auditoria


Tema:                         Proyecto Final


Ciclo:                                   VI


Turno:                              Tarde



Trujillo-Perú

                   2013

INTRODUCCIÓN



El siguiente trabajo tiene como objetivo comprender la importancia del estudio de las ventas, para lo cual es necesario realizar un recorrido por distintas  áreas  de la empresa, con el fin de acercarnos un poco a la realidad.

Posteriormente, analizaremos que es lo que cuenta la historia; fechas, hechos, o  procesos, dado que este debate que se ha sostenido durante unos años atrás, nosotros   no pretendemos llegar a una respuesta absoluta, sino entregar algunos elementos que  permitan al lector profundizar el tema y obtener sus propias conclusiones.

 A continuación, realizaremos una apreciación del estudio.
 Finalmente veremos la intervención del azar de cada uno de los   integrantes.


ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA

1.     INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA


1.1. SECTOR DE COMPETENCIA. ANÁLISIS DE FUERZAS COMPETITIVAS.


  1. Amenaza de entrada de nuevos competidores. 

Cerca de la zona donde se ubica hay bastante competencia, tiendas que se dedican al mismo rubro como por ejemplo: PC Center, Nept Computer S.R.L.


2. La rivalidad entre los competidores.

Para estar a la expectativa de su competencia acerca de sus precios, o estrategias de marketing publicitarios, visita las tiendas cercanas como por ejemplo Radioshack, pccenter, compucenter, entre otros, con el fin de conocer con que armas enfrentar a sus competidores y seguir manteniendo la delantera en el mercado.


3. Poder de negociación de los proveedores. 

COMPUTER HOUSE cuenta con diferentes proveedores, con el fin de cotizar precios y calidad de los productos, pudiendo así mantener precios accesibles y con la misma calidad manteniendo de esta manera su bolsa de clientes.


4. Poder de negociación de los clientes:

El cliente tiene poder de negociación sobre la empresa cuando mayor sea su capacidad de adquisición, tiene además oportunidad de ser asesorado antes de su compra teniendo facilidades de pago y logrando tener más atención de parte de la empresa.


 5. Amenaza de ingreso de productos sustitutos. 

Las tiendas que ofrecen productos sustitutos son las que venden celulares, o televisores como un sustituto de los monitores, o equipos de sonido, y fotocopiadoras.


1.2. HISTORIA Y LOCALIZACIÓN DE LA EMPRESA



En 1998 nace  el grupo COMPUTERS HOUSE S.A.C en Trujillo, con el propósito de servir a este pueblo con la calidad y excelencia, con perseverancia y muchas ganas de trabajar.
Uno de los hechos más resaltantes de su historia es el haber apostado por el negocio de venta de computadoras y accesorios, pues hubo una época en que la mayoría de empresas comenzó a vender tantas computadoras de marca.
Desde sus inicios la orientación de la empresa ha sido netamente técnica, es asi que se le ha dado la debida importancia a su servicio de venta. El mayor valor agregado que COMPUTER HOUSE transmite a sus clientes es la seguridad de su compra, "el cliente que compra en COMPUTER HOUSE compra seguridad" sabe que puede darle un uso intensivo a su equipo y que el mismo, cuenta con una sólida garantía, respaldo y servicio post-venta.
Sin embargo, COMPUTER HOUSE mantuvo su estrategia y fue identificada claramente por sus clientes como una empresa netamente integradora. 
  


  

1.3. ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA Y DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES







1.3.1.      ACTIVIDADES

GERENTE:
·  Asesorar y organizar a sus empleados.
·  Supervisar a su personal para que  cumpla sus funciones (si no está capacitado, lo capacitas).
·  Cumplir con los pagos (luz, agua, personal, ruc, liquidaciones).
·  Realiza las compras.
·  Ordenar los gastos, reconocer y disponer los pagos a cargo de la Empresa.
·  Estar enterado de cualquier anomalía que suceda en negocio o empresa para poder solucionarla.
·  Atender las quejas de los empleados, clientes  y proveedores, por pequeñas que sean.
·  Conocer cada una de las áreas y el funcionamiento de éstas.
·  Establecer los planes de desarrollo de la empresa o negocio.
·  Conocer el mercado y tomar las medidas necesarias para que su empresa o negocio funcione con éxito.


SECRETARIA:
·  Coordinar las labores, giras y gestión de cobro del mensajero motorizado.
·  Coordinar las funciones y actividades del mensajero interno, tales como: entrega y distribución documentos, ir a bancos, empresas, etc.
·  Atender a proveedores y entregar las órdenes de compra.
·  Comunicar la participación a reuniones al departamento de compras, publicidad, gerencias varias e interesados.
·  Mantener discreción sobre los asuntos confidenciales de la empresa.
·  Evacuar las consultas que estén a su alcance.
·  Preparar los informes que se le soliciten.
·  Llevar controles administrativos vía expedientes, archivos, catálogos, computador u otros similares.


CONTADORA:
·  Recibe y clasifica todos los documentos, debidamente enumerados que le sean asignados (comprobante de ingreso, cheques nulos, cheques pagados, cuentas por cobrar y otros).
·  Examina y analiza la información que contienen los documentos que le sean asignados.
·  Prepara los estados financieros y balances de ganancias y pérdidas.
·  Contabiliza las nóminas de pagos del personal de la Empresa.
·  Revisa y conforma cheques, órdenes de compra, solicitudes de pago, entre otros.
·  Lleva el control de cuentas por pagar.
·  Lleva el control bancario de los ingresos de la empresa que entran por caja.
·  Elabora órdenes de pago para la reposición de caja chica de las dependencias.
·  Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.


VENTAS:
·  Establecer un nexo entre el cliente y la empresa
·  Atender las reclamaciones de los clientes
·   Explicar promociones y ofertas disponibles para la venta
·  Realizar demostraciones del producto
·  Dar consejos de uso sobre el producto
·   Proporcionar un trato educado y cercano
·  Dar un servicio general
·  Resolver dudas sobre el servicio
·  Saber usar terminales y sistemas de pedidos
·  Informar de garantías y seguros
·  Informar sobre alternativas dispuestas por la empresa
·  Obtener información sobre el mercado.



SOPORTE TÉCNICO:

·  Organizar y limpiar su área de trabajo.
·   Instalar, arreglar, remover y mantener equipos de cómputo, componentes o
Periféricos.
·  Determinar la causa y localizar daños en los componentes de los
Computadores.
·  Verificar conexiones mecánicas, eléctricas y electrónicas del sistema.
·   Realizar Mantenimiento al Hardware.
·   Garantizar el funcionamiento en red de los equipos verificando que la
Transmisión de los datos sea la adecuada.
·   Coordinar y programar el uso de terminales y redes.
·  Operar programas, manejar la información y producir reportes.
·   Instalar unidades periféricas, mantener y actualizar los programas existentes.
·   Atender solicitudes de usuarios del sistema.





ALMACÉN:
·  Revisión de los pactos de ventas / existencias (stock).
·  Asistencia a Comisiones Técnicas.
·  Atención a proveedores y responsables de servicios.
·  Autorizar regularizaciones y devoluciones de mercancía.
·  Revisión de los acuerdos de iniciación de expedientes.
·  Dar la orden de cierre mensual.
·  Seguimiento de las programaciones de entradas.
·  Comunicación y coordinación con los responsables de Contratación y Compras.
·  Detección de necesidades de material.
·  Planificación, control y seguimiento del almacén.
·  Definir indicadores de calidad.
·  Elaboración de informes y estadísticas.
·  Reclamación de mercancía pendiente de servir.

                       

1.4. OBJETIVOS DEL TRABAJO


1.4.1.      OBJETIVOS DE LA EMPRESA

§  OBJETIVO GENERAL

Tener una transnacional, importar suministros y poder ser un canal distribuidor para todo el país.

§  OBJETIVOS ESPECÍFICOS

·         Lograr hacerse conocido por los competidores y los clientes.
·         Cultivar relaciones estratégicas con empresarios.
·         Adoptar nuevos Sistemas de Información con mayor amplitud y eficiencia.
·         Adquirir más tecnología que la empresa esté mejor implementada y pueda ser competente.
·         Adquirir acceso a créditos.
·         Labor de consultoría con las empresas en todo tipo de mercado orientado al departamento de Sistemas.
·         Crear nuevos nichos de mercado.
·         Mayores anuncios publicitarios, en medios de comunicación
·         masivos, como: Radio, Internet, Revistas especializadas.


1.4.2.      OBJETIVOS DEL EQUIPO DE TRABAJO

Que la organización que  hemos escogido nos  permita aplicar los conocimientos adquiridos durante  el estudio, así como nuestras capacidades de planificación, organización y dirección del funcionamiento de una empresa en compañías y afines. Formar parte de un equipo de trabajo y consolidarnos profesionalmente en una empresa donde los logros personales y el desempeño sean reconocidos, además de permitir oportunidades de desarrollo personal y profesional.

Desempeñarnos, ofrecer y desarrollar todas nuestras capacidades innatas, consiguiendo un excelente resultado en la labor y el área asignada; además, adquirir a través de la responsabilidad y confianza en nosotros depositada, una experiencia inigualable, con la cual conseguiremos un paso importante en nuestra superación personal, junto con el orgullo de hacer parte del su equipo de trabajo.


1.4.3.      UBICAR LA EMPRESA BAJO EL MODELO DE NOLAN

Según el modelo de Nolan hemos podido identificar que la empresa COMPUTER HOUSE se ubica en la etapa de Contagio o Expansión porque la empresa ya cuenta con sistema de información básica de registro de inventario, de búsqueda de información, que sirve de ayuda para poder concretar mejor las ventas. Aparte de ello, el dueño de la empresa está buscando el actualizarse cada día más y estar así a la vanguardia de mejoras o los sistemas de su empresa.


 




 SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE LA EMPRESA
2.     DESCRIPCIÓN DE LA TECNOLOGÍA UTILIZADA EN EL NEGOCIO

En la presente empresa utilizan Internet, para atender pedidos de empresas que envían sus cotizaciones, a través de un correo de la empresa, también atienden a través de voz Cliente-Servidor, y recepcionan la llamada.


2.1. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LAS TIC EN EL NEGOCIO


Entre los equipos modernos que utiliza COMPUTER HOUSE,  están los procesadores de pagos con tarjetas de crédito, los cuales ayudan a la empresa a tener una mejor accesibilidad a la empresa, luego tienen los teléfonos,  Internet, los cuales son medios para la comunicación con el cliente, para el  procesamiento y manejo de la información que el cliente requiere. Todos ellos componen lo que llamamos TIC, y todos han sido usados principalmente en la empresa para realizar sus operaciones de manera más rápida y eficiente.
Las TIC también le facilitan a la empresa  que el diseño de los sistemas puedan tener en cuenta los requerimientos de información de los distintos niveles de dirección. En consecuencia, los sistemas son evaluados a través de la aplicación de criterios tales como: oportunidad, calidad y confiabilidad.
Estas tecnologías facilitan los procesos de trasmisión e intercambio de la información.
 

2.2. DIAGRAMA DE ARQUITECTURA TECNOLÓGICA: INFRAESTRUCTURA






 SISTEMAS DE INFORMACIÓN EXISTENTES

3.     SISTEMAS DE INFORMACIÓN EXISTENTES.


3.1. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS PRINCIPALES DEL NEGOCIO.

  


  

3.2. INVENTARIO DE SISTEMAS

  



  • SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES (TPS).
Sistemas computarizados que efectúan y registran las transacciones diarias rutinarias, necesarias para la marcha del negocio; estos sistemas sirven al nivel operativo de la organización. 




·         CLIENTE-SERVIDOR

El tipo más reciente de sistemas operativos es el denominado Cliente-servidor, que puede ser ejecutado en la mayoría de las computadoras, ya sean grandes o pequeñas.
Este sistema sirve para toda clase de aplicaciones por tanto, es de propósito general y cumple con las mismas actividades que los sistemas operativos convencionales. El núcleo tiene como misión establecer la comunicación entre los clientes y los servidores. Los procesos pueden ser tanto servidores como clientes. Por ejemplo, un programa de aplicación normal es un cliente que llama al servidor correspondiente para acceder a un archivo o realizar una operación de entrada/salida sobre un dispositivo concreto. A su vez, un proceso cliente puede actuar como servidor para otro.

CAPÍTULO IV

DEL INVENTARIO DE SISTEMAS DE INFORMACION

4.       Del inventario (descrito en el punto 4), escoger un (01) Sistema de Información y desarrolle lo siguiente: 

4.1.    Descripción del proceso de negocio. Diagrama de Flujo de Información del proceso de negocio. 


4.2.       Sustento del motivo de elección del sistema de información


Elegimos el Área de Ventas porque nos ayuda a fabricar un sistema de información, que en conjunto con almacén que controla las existencias nos ayudarán a  tener los productos organizados y tener cuanto producto disponible tendremos.

4.3.      Descripción del sistema de información: funcionalidades y reportes.


4.2.1.        Funcionalidades:

Ø  Necesario para información general de los directivos.
Ø  Imprescindible para poder tomar decisiones.
Ø   Importante conocer para el proceso de toma de decisiones.
Ø  Nos brinda la información actualizada y ordenada.
Ø  Tiene la base de datos protegida.
Ø  Ayuda a buscar rápidamente el historial de adquisiciones de un proveedor.
Ø  Ayuda a hacer evaluaciones con la agrupación de diferentes aplicaciones que podemos agregar a la base de datos.
Ø  Se puede escoger lo que se quiere y de qué forma se quiere. Tiene filtros y posibilidades de gráficos


4.2.2.        Reportes:

Ø  Habilita al sistema a brindar reportes sobre las ventas efectuadas  diarias, semanales, quincenales, mensuales y anuales.
Ø  Reporta la situación de salida de productos de la empresa.
Ø  Puede brindar en cualquier momento un reporte, de cualquier tipo.


4.4.     Relación entre el sistema de información y los objetivos y estrategias empresariales.


Un SI es una base de datos actualizada y un sistema de análisis y evaluación para proporcionar a los actores del proceso de investigación y sus clientes, información oportuna sobre productos, actividades y resultados de la investigación para apoyar la toma de decisiones apropiadas. Un SI puede estructurarse según las funciones organizacionales que apoya y que varían de acuerdo con la misión y el formato de la empresa, no existiendo por lo tanto un patrón único para todas ellas.
Y este sistema les ayudaría a satisfacer las necesidades del cliente, ya que teniendo el historial del cliente los vendedores pueden tener una estrategia para ofrecerles sus productos.

4.5.    Descripción detallada de las funcionalidades y reportes del sistema de información: Diagrama de procesamiento de la información y Diagrama de flujo de información del proceso de negocio soportado.

 

CAPÍTULO  V 

ANÁLISIS CRÍTICO

5.       ANÁLISIS CRÍTICO: SOPORTE DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN AL PROCESO DE NEGOCIO ESCOGIDO.


Brinda acceso rápido a la información, generando  informes e indicadores, que permiten corregir fallas difíciles de detectar y controlar con un sistema manual, evitando pérdida de tiempo recopilando información que ya está almacenada en bases de datos que se pueden compartir; como también nos puede dar una generación de nuevas dinámicas, utilizando medios informáticos como el correo electrónico, multimedia, tele conferencia, acceso directo a bases de datos y redes de su alrededor.


CAPÍTULO VI 

  CONCLUSIONES Y  RECOMENDACIONES

6.       CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES


6.1. Conclusiones


  • La definición de los "administradores de contenido", que son los encargados de ubicar la información en el sistema
  • Haber vinculado a un gran número de profesionales de diversas especialidades y haber logrado un buen trabajo en equipo, dotándosele de habilidades específicas para el manejo de la información y la informatización en sí.
  • Haber concebido y logrado, desde el inicio, el apoyo de la Alta Gerencia del centro
  • Haber tenido en cuenta siempre, la capacidad tecnológica disponible
  • La existencia de un núcleo central, compuesto por especialistas en gestión, informatización e información, como impulsadores y coordinadores del trabajo.



6.2. Recomendaciones    


  • Tener que vencer el considerable cambio de cultura que resulta de la disposición permanente y el uso de la información, por sus directivos.
  • La falta, al inicio, de un mecanismo de retroalimentación de los directivos, en el uso de la información disponible.















CAPÍTULO VII

  ANEXOS

7.       ANEXOS

  

AUDITORIA ADMINISTRATIVA 

  INFORME

Justificación de la auditoria informática

Con base en los resultados obtenidos y en el tipo de competencia que enfrenta la empresa, se autorizo la aplicación de una auditoria administrativa para identificar las oportunidades de mejora que le permitan ofrecer un mejor servicio a sus clientes y contar con condiciones de trabajo estables para su personal.

Es conveniente señalar que la iniciativa de introducir la auditoría administrativa obedece a la necesidad de establecer una infraestructura técnica para mejorar sus­tancialmente el desempeño de la empresa, garantizar un ­­crecimiento y disponer de toda una gama de posibilidades para hacer frente de manera congruente a las demandantes condiciones del mercado.
Es conveniente anotar que el marco de actuación para implementar la auditoria administrativa en la empresa, que ha servido para sustentar sus acciones, es el siguiente:
Visión

Llevar nuestra empresa a un liderazgo, y cumpliendo con todos nuestros clientes ser, la mejor de nuestro ramo ofreciendo servicio atento y a la par con la tecnología cambiante de nuestro mundo sin descuidar al cliente y llenando todas las expectativas.


Misión

Dar servicio de excelencia y honesto a nuestros clientes, creando confianza en nuestro desempeño, y llenando las expectativas de nuestros clientes. Ofrecerte mejores precios y mejor atención para así ser los mejores en el mercado.

Valores

·         Responsabilidad
·         Servicio
·         Honestidad
·         Rapidez
·         Amabilidad


Filosofía

Procurar la satisfacción de la sociedad mediante la venta de productos de computación de alta calidad a precios accesibles, con una atención ágil, amable y personalizada.
Elementos analizados
El proyecto de auditoría se concentró en las siguientes etapas y funciones de proceso.
Planeación
Propósito estratégico: definir el marco de actuación de la organización.
·         Visión
·         Misión
·         Objetivos
·         Estrategias/tácticas

Conclusiones generales de la auditoría

Planeación

·    La visión de la empresa debe traducirse y transmitirse de manera tangible a los empleados, quienes no la identifican y aprecian plenamente.
·         El enunciado de misión no ha logrado influir en la cul­tura organizacional.
·         La medición de los objetivos es sólo cuantitativa.
·         Las estrategias y tácticas no descienden hasta los nive­les operativos.

Organización

·    La estructura organizacional es funcional y cumple con su propósito.
·    La división y distribución de funciones es congruente con la estructura y el flujo de actividades, documentadas de manera puntual las funciones y los procedimientos.
·     La cultura organizacional que prevalece deteriora de manera paulatina las condiciones de trabajo.

Dirección

·    La dirección de COMPUTER HOUSE recae en la gerencia general la cual es reconocida por el ejercicio de su cargo, no por su liderazgo.
·    La comunicación formal es adecuada pero existe una gran dosis de rumor.
·    La motivación se fundamenta en la evaluación del des­empeño más que en el trato personal, lo que frena la creatividad y la innovación.
·    El proceso de toma de decisiones reside en los niveles superiores del organigrama.

Control

·    La naturaleza del control de las acciones se con­centra en la retroalimentación.
·    Los controles operacionales prevalecen por encima de los estratégicos y tácticos.
·    El proceso de control contiene un gran número de acciones correctivas basadas en las normas apro­badas.



Preguntas
1. ¿Cuáles son las competencias centrales de COMPUTER HOUSE?
Las competencias centrales son la credibilidad y arraigo que COMPUTER HOUSE tiene por ser una de las prime­ras que se estableció en la ciudad.
Aunado a esto, su prestigio, capacidad instalada, calidad de sus productos y servicio, ubicación física, distribución única, facilidad para formar alianzas estratégicas y enfo­que a clientes.
2. ¿Qué representa para COMPUTER HOUSE la decisión de apli­car una auditoría administrativa?
El camino para identificar las oportunidades de mejora que le permitan ofrecer un mejor servicio a sus clientes y contar con condiciones de trabajo estables para su per­sonal. Asimismo, para establecer una infraestructura para mejorar sustancialmente el desempeño de la empresa, garantizar su cre­cimiento y disponer de toda una gama de posibilidades para hacer frente de manera congruente a las demandan­tes condiciones del mercado.
3. ¿De qué manera puede COMPUTER HOUSE afronta el reto de que sus estrategias y tácticas sean comprendidas por todos los niveles que la componen?
Formando un equipo de trabajo que vincule a la geren­cia general con sus mandos medios y operativos, el cual guíe sus acciones mediante una agenda de trabajo que incluya el análisis estratégico fun­cional y de negocio por nivel jerár­quico y de conjunto; traducirlo en tácticas específicas y asociarlo con sus objetivos y metas.
4. ¿Cómo se puede mejorar la cultura organizacional de COMPUTER HOUSE?
Alineando creencias, actitudes, valores, hábitos, costum­bres, supuestos y formas de hacer las cosas que comparten los miembros de la empresa, fomentando el aprendizaje por medio de anécdotas, ceremonias, símbo­los, lenguaje y actos diarios. La conjunción de estos elementos privile­gia el auge de un contexto cultural alto con una comunica­ción y relaciones personales más sólidas.
5. ¿Por qué hay un vacío de liderazgo?
La propia dinámica y crecimiento de la empresa ha propi­ciado que la dirección de sus acciones se centre más en el cumplimiento de funciones que en la capacidad de convo­catoria. De esta manera, el poder, la influencia y la nego­ciación se han desarrollado de manera formal y conforme a una reglamentación más que a una apertura, empatía, inclusión y colaboración. De acuerdo con lo anotado, es fundamental que la gerencia general enfoque su aten­ción en soluciones en lugar de que lo haga en problemas, afirme el sentido de logro en el personal y articule un sis­tema de valores para ganar y mantener su confianza.
6. ¿Qué haría usted para fortalecer el proceso de toma de decisiones en COMPUTER HOUSE?
Invitar a los integrantes de la farmacia, en particular a los mandos de decisión, a analizar la forma de afrontar el proceso de toma de decisiones para identificar y resol­ver problemas. La identificación puede llevarse a cabo mediante un monitoreo de las condiciones en que opera la farmacia y su entorno, para determinar si el desem­peño es satisfactorio y diagnosticar la causa de las ano­malías. La solución de problemas es viable a través de la ponderación de cursos alternativos de acción para selec­cionar y poner en práctica el idóneo. También, agilizar las decisiones programadas, en las que existe una cer­tidumbre relativa de que la alternativa elegida será exi­tosa y, encarar el reto de las decisiones no programadas, mediante un enfoque racional, enfatizando la necesidad de un análisis sistemático de los problemas, seguido de la elección e implementación de una alternativa con una secuencia lógica y gradual.
7. ¿Qué mecanismos de control requiere COMPUTER HOUSE para elevar su desempeño?
La farmacia requiere controles que permitan anticipar o, por lo menos, resolver los problemas en tiempo real, sin descuidar los valores culturales y la promoción de un autocontrol por parte del personal. De igual manera, implementar controles que retroalimenten su funcio­namiento, como la evaluación del desempeño y la asis­tencia y monitoreo del personal, así como equilibrar el control basado en normas y el cifrado en la igualdad. Esta práctica tiende a fomentar la objetividad, flexibilidad, el ajuste a la cultura organizacional y el señalamiento de excepciones en puntos críticos para justificar su costo.
Conclusión
Es innegable que el buen funcionamiento y el logro de resultados positivos están fuertemente unidos, no sólo con la forma de operar de las empresas, sino con su capacidad para evaluar sus acciones de manera puntual. De hecho, en la medida en que una empresa dispone de mecanismos de control acordes con sus posición com­petitiva, giro industrial y sector de actividad, mayor es la probabilidad de lograr una exitosa incursión en el mer­cado en que participa.
La Auditoría Administrativa es, entonces, una alterna­tiva idónea para provocar y promover un alto rendimiento, a la luz de una disciplina sólida en su concepto y flexible en su comprensión, para impulsar a las empresas en el camino a un desempeño superior.




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